Guida Calcolo Rimborso chilometrico ai dipendenti 2019

Aggiornato il 4 Maggio 2023

Come funziona e come si calcola il rimborso chilometrico deducibile fiscalmente dall’impresa e non imponibile nella busta paga del dipendente?  Lo vediamo insieme attraverso anche un esempio di calcolo di rapida applicazione che potrebbe sciogliere alcuni dubbi e fornirvi chiarimenti utili per risparmiare sulle imposte e tasse da versare a fine anno.
Lo spieghiamo con una guida che riepiloga in sintesi le principali caratteristiche ed i meccanismi di calcolo e tassazione per il rimborso dei km percorsi in auto.

Come funziona il rimborso chilometrico

Ad ogni trasferta sostenuta dal dipendente con utilizzo del proprio autoveicolo con pagamento delle spese di viaggio, vitto e alloggio corrisponde una indennità fissa giornaliera corrisposta al lavoratore che può essere non imponibile in busta paga in capo al dipendente e non tassabile, ossia deducibile, in capo all’azienda laddove si rispettino alcuni requisiti.
Tale rimborso si sostanzia in una indennità chilometrica pagata al dipendente a fronte del costo del carburante e della gestione del veicolo ma non anche di eventuali pedaggi autostradali. Si va infatti a remunerare il logorio fisico del mezzo personale e per farlo ci si appiglia ad una percorrenza media ed ad un costo relativo stabilità dall’ACI.

Primo requisito per la detassazione del rimborso: caratteristiche del veicolo

Il legislatore impone come requisito per la deduzione alcune caratteristiche che deve avere il veicolo che sono:

• potenza massima non superiore a 17 cavalli, se benzina;
• potenza massima non superiore a 20 cavalli se diesel.

Questo non significa che i dipendenti dovranno girare con la giardinetta ma che la quota parte di indennità/rimborso riferito alla potenza in eccesso non godrà dell’agevolazione fiscale della detassazione.

Secondo Requisito: la percorrenza media ed il costo chilometrico per ciascuna autovettura

Nel caso in cui il dipendente parte direttamente dalla propria abitazione per andare in trasferta  e non dalla propria sede di lavoro è stato chiarito che l’eccedenza di tragitto ed il relativo costo calcolato con le medesime modalità diviene imponibile in capo al dipendente come fringe benefit per cui tassato in busta paga.

Calcolo del rimborso chilometrico al dipendente

Per effettuare il calcolo del rimborso chilometrico da corrispondere al lavoratore dipendente, è necessario fare riferimento alle Tabelle Aci che sono aggiornate annualmente e che trovate direttamente sul sito.
Le tabelle sono strutturate in modo tale da stabilire una percorrenza media ed il relativo costo annuo per ciascuna tipologia di autovettura esistente sul mercato. Qualora non vi fosse potete logicamente prendere un’auto similare per cavalli, potenza e valore o prezzo di acquisto.
Abbiamo così dei costi proporzionali correlati al grado di utilizzo del veicolo che identifica un valore che dovrebbe ricomprendere la sommatoria dei costi sostenuti per quella percorrenza media in termini di carburante, usura pneumatici, oli, spese di manutenzione e riparazione.

Avete poi anche dei costi non proporzionali che non sono direttamente correlati all’utilizzo del mezzo e che si sostanziano nelle spese di assicurazione o nel bollo auto.

Come avere le Tabelle ACI

Per effettuare il calcolo è necessario avere davanti le tabelle ACI che potrete visionare gratuitamente andando nella sezione ACI – Servizi. prima però dovrete registrarvi (gratuitamente).

Come effettuare il calcolo del rimborso chilometrico in busta paga

La società potrà riconoscere entrambe le componenti di costi senza effettuare alcuna restrizione o anche volendo può effettuare una distinzione e decidere di rimborsarle solo entrambe. Non esiste un limite o un obbligo di rimborso ma ci si rifà agli accordi con il singolo dipendente che potrebbe anche rifiutarsi di prendere la propria autovettura. In entrambi i casi però dovrà tenere in considerazione comunque un quota parte di entrambi per l’utilizzo anche personale del mezzo che viene promiscuamente adibito sia all’attività lavorativa sia al consumo personale.

Per effettuare il calcolo dovrete seguire i seguenti passi

1. Tracciare i giorni effettivi impiegati nelle trasferte
2. Identificare i chilometri percorsi solo per l’attività lavorativa
3. Identificare il tipo di autoveicolo nelle tabelle ACI di proprietà del dipendente
4. Identificare costi proporzionali e non proporzionali ivi iscritti

Rimborso chilometrico = (Costo ACI proporzionale * GG trasferta / 365) + (Costi ACI non proporzionali * Km impiegati nelle trasferte)

Esempio calcolo Fringe Benefit

Prendiamo ad esempio il caso tipico del dipendente a cui viene concessa la macchina aziendale ad uso promiscuo per la maggior parte del periodo di imposta. Per semplicità immaginiamo che questo periodo coincide con l’anno solare per facilitarci nei calcoli.

Sul sito dell’ACI trovate la tariffa per costo chilometrico vigente nell’anno di imposta.

Moltiplichiamo la tariffa che immaginiamo essere di 0,5000 euro per Km per la percorrenza convenzionale di 15 mila km e otterremo il risultato di 7.500.

Il fringe benefit annuale sarà dato dalla seguente formula 7.500 x 30 : 100 =2.250

Importo indennità aggiuntiva da inserire nella busta paga sarà pari all’importo annuo diviso le mensilità tassate in busta paga. Se queste sono 12 avrete che in busta vi sarà inserita una voce pari a 187,5.

Vi ricordo per chi utilizza questo strumento per far transitare fittiziamente bonus ai dipendenti che oltre al monito di non farlo, le trasferte dovranno essere tracciate ossia non vi potete inventare che il dipendente ha girato 365 giorni l’anno in cerca di clienti anche nelle tartufaie in Umbria perchè sarebbe poco credibile e vi esporreste ad accertamenti da parte del fisco che difficilmente potrebbero poi essere difesi anche dal più bravo dei principi del foro tributario. Pertanto tracciate i giorni effettivi di trasferta e sulla base di quello calcolate la quota di rimborso chilometrico spettante.
Altri problema riguardano gli studi di settore che da domani si chiameranno ISA e che dentro accolgono anche delle valutazioni sulla congruenza, coerenza e ragionevolezza del numero di km annui percorsi e dei giorni di trasferta effettuati.

Terzo requisito: destinazione della trasferta

Se effettuata nello stesso comune o in un comune che dista meno di 10 km da quello della residenza del lavoro il rimborso chilometrico in capo al dipendente sarà imponibile nella busta paga del dipendente come fringe benefit; infatti come anche chiarito dalla RM dell’Ade i cui riferimento sono sotto riportati si evince che l’indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto, comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito.

Partenza da casa per la trasferta

Altra caratteristica oggetto di chiarimenti da parte dell’agenzia delle entrate riguarda il luogo di potenza in quanto molto spesso si parte direttamente da casa senza sapere che il trattamento fiscale può essere molto diverso.
Ora premesso che accertare da dove parte il dipendente per il fisco è praticamente quasi impossibile, se la distanza dalla propria abitazione alla destinazione del missione è inferiore rispetto alla distanza dalla sede di lavoro alla stessa destinazione allora il rimborso chilometrico non è imponibile per cui non sarà tassato nella busta paga del dipendente;
Se la distanza è maggiore invece sarà considerato un fringe benefit tassabile solo per l’eccedenza rispetto alla distanza sede di lavoro/destinazione trasferta.
Se effettuato fuori dal comune invece valgono le regole di determinazione del costo chilometrico media secondo le tabelle ACI che avete visto sopra.

Casi Particolari: rimborsi chilometrici dipendenti per auto su leasing, noleggio e full rent

Lo stesso trattamento vale anche nel caso di autoveicoli che sono solo a disposizione del dipendente, in comodato, in leasing o a noleggio o altre forme similari.

Fatturazione dell’operazione

Non scordatevi anche la fattura in quanto per gli importo che sono rimborsati e che rientrano nell’ambito di applicazione del della disciplina in esame sarà necessario emettere una fattura al dipendente soggetto ad Iva in misura ordinaria e consegnata  al dipendente. E’ importante perchè la mancata osservanza di questo obbligo vi espone alle sanzioni previste in caso di omessa fatturazione e annotazione sui registri contabili.
Per le regole della tassazione dei rimborsi esistono poi tre diverse metodologie di tassazione che trovate nell’articolo dedicato alla tassazione delle spese di viaggio, vitto, alloggio e trasferta dove troverete anche altri casi particolari.

Riferimenti normativi rimborsi chilometrici ai dipendenti

Art. 95 comma 3 e art. 51 del TUIR.
Risoluzione Ministeriale 92 2015 Rimborsi chilometrici dipendente
Risoluzione Ministeriale n.23 /E del 1999