Nell’articolo sono riportati gli adempimenti, la scadenza dei termini per la registrazione, la stampa e la tenuta del libro giornale, il registro dei beni ammortizzabili, i registri Iva, libro inventari e la relativa bollatura, vidimazione numerazione, scadenze per gli adempimenti della tax compliance.
Quali sono i libri obbligatori ai fini delle imposte Ires ed Iva ed ai fini delle imposte dirette ed indirette
LIBRO GIORNALE: cos’è e quando si compila
In primis è necessario tenere il LIBRO GIORNALE dove sono annotate tutte le scritture contabili giornalmente ed in ordine cronologico e dove dovranno essere riportate tutte le scritture effettuate dalla società durante l’esercizio annuale aziendale ai sensi dell’art. 22 del DPR 600 del 1973 (cosiddetto accertamento). Le registrazioni ed ogni fatto cronologico deve essere effettuato entro 60 giorni dall’accadimento giornaliero. La registrazione delle operazioni, dal momento che sono quasi certo che utilizzerete tutti dei programmi di contabilità, devono rispettare questo termine ma la stampa del libro giornale su supporti cartacei o utilizzando la conservazione sostitutiva deve avvenire entro altri termini.
La stampa vera e propria o la conservazione sostitutiva dello stesso devono avvenire entro il 30 settembre dell’anno successivo a quello dell’anno di imposta a cui si riferiscono le registrazioni.
Attenzione: con il Decreto Crescita 2019 le naturali scadenze sono state differite (non prorogate) al 30 novembre sia per quello che concerne il termine per l’invio delle dichiarazioni dei redditi e della dichiarazione IRAP. Questo a partire dalla dichiarazione relativa all’anno di imposta 2018.
IL LIBRO DEGLI INVENTARI: cos’è e quando si compila
Cosa diversa dal libro inventari è l’inventario di fine anno che deve essere effettuato entro l’inizio del periodo di imposta successivo ed entro tre mesi dal termine della presentazione della dichiarazione dei redditi (che sarebbe solitamente il 30 settembre e pertanto il termine per l’inventario appunto diventa il 31 dicembre) ex art. 15 del DPR 600 del 1973.
Vi ricordo che nel libro inventari andrà stampato anche il bilancio d’esercizio relativo all’anno a cui si riferisce l’inventario.
REGISTRO BENI AMMORTIZZABILI: cos’è e quando si compila
Il registro dei beni ammortizzabili contiene una serie di informazioni relative ai beni immobili e mobili ammortizzabili tra cui per i primi l’anno di acquisto, il costo di acquisto o di produzione se costruito in economia, i relativi ammortamenti, le svalutazioni e le rivalutazioni, il valore del fondo ammortamento eventuali incrementi per acquisizioni e decrementi per dismissioni o cessioni così come sancito dall’art. 15 del DPR 600 del 1973 sull’accertamento.
Per i beni mobili registrati invece sarà necessario inserire minori dati e informazioni essendo attribuita alla società e all’amministrazione di indicare minori dati come per esempio trascrivere sui registri categorie omogenee di beni. Sarà tuttavia obbligatorio inserire sempre come il costo di acquisto anche per categorie, l’ammortamento e la relativa aliquota civilistica di ammortamento che non dovrà essere superiore a quella fiscalmente definita dal DM del 1998 sulle aliquote di ammortamento fiscalmente rilevanti eventuali costi di capitalizzazione attribuiti a tali beni.
Quali sono i libri che non devono essere vidimati o bollati
Sono il libro giornale, il libro inventari, il registro dei beni ammortizzabili i registri obbligatori IVA. La vidimazione per intenderci è quella del Notaio ma resta l’obbligo di apposizione della marca da bollo alla fine del libro che deve essere apposta ogni 100 pagine. La marca da bollo deve essere apposta in caso di uso per cui si consiglia di inserirla prima di utilizzare: in pratica stampate le pagine numerate dopo 100 pagine apponete le marche da bollo, le barrate e cominciate a stampare.
Quali Libri o registro devono essere bollati e vidimati dal notaio
Restano soggetti all’obbligo di bollatura e vidimazione gli altri libri sopra non citati e che sono libri sociali ai sensi dell’articolo 2216 del codice civile (tanto per avere i riferimenti normativi necessari ed utili per muoversi all’interno del quadro normativo).
La predisposizione non coincide con la stampa dei libri sociali e registri obbligatori
Una cosa è la predisposizione ed una cosa è la stampa su supporto cartaceo delle scritture contabili obbligatorie, libro giornale, inventari, registro dei beni ammortizzabili e registri Iva.
Infatti se, come abbiamo visto nel caso dei registri fiscali ed obbligatori la tenuta è prevista nei 60 giorni successivi l’annotazione o la registrazione di fatture, ricevute ecc, la stampa è altra cosa e non è obbligatoria se non, nella maggior parte dei casi entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale modello unico. La tenuta delle scritture e dei libri infatti è disciplinata dall’articolo 7, comma 4 del DL n.357/1994 mentre la stampa dei libri sociali e registri obbligatori è disciplinata dall’art. 15 del DPR 600 del 1973 come abbiamo analizzato sopra.
Consulta: Art. 15 DPR 600_1973
Se siamo in ritardo scattano le sanzioni pecuniarie
Questo è il quadro normativo per una corretta tenuta dei libri contabili e fiscali senza entrare nelle formalità richieste dal legislatore (come l’ordine cronologico, numeri di pagine cronologici e riferiti all’anno esempio 12/2010 o assenza di spazi bianchi, ecc, che in questa sede sto dando per scontato e che se volete potete approfondite sul testo di legge) e la cui mancata osservanza potrebbe esporvi ad una sanzione amministrativa che va da 1.032 euro ai 7.746 euro. La sanzione potrebbe essere moltiplicata per ogni libro o registro per cui è abbastanza immediato fare una stima ragionevole delle sanzioni amministrative complessive a cui potreste andare incontro. Se ne avete saltati 3 farete 1.032 X 3, se ne avete saltati 5 calcolerete 1.32 X e così via.
Agevolazioni fiscali previste per la contabilità semplificata
Vi ricordo che una importante discriminante che viene fatta ai fini della redazione dei libri e registri è tra i soggetti che sono in contabilità ordinaria e semplificata. Premesso che la contabilità semplificata è il regime naturale a cui il legislatore ritiene voi aderiate questa permette di non predisporre una serie di libri e registri che vedrete proprio nell’articolo di approfondimento dedicato alla contabilità semplificata. L’agevolazione scatta al rispetto di limiti di fatturato rilevati nell’anno di imposta.
Passaggio alla conservazione sostitutiva dei documenti informatici
Vi invito a considerare tempi e costi del passaggio alla tenuta su supporto magnetico che negli ultimi anni sta riscontrando sempre più successo per via dei costi di dematerializzazione che si stanno abbassando per via dell’aumento di offerta di servizi. Se volete intraprender questa strada ricordatevi che gli adempimenti principali sono la preventiva comunicazione all’agenzia delle entrate, dotare il legare rappresentante di smart card per l’apposizione della firma elettronica, il pagamento dell’imposta di bollo annualmente e la comunicazione dell’impronta con il file telematico dei libri o registri tenuti elettronicamente.
Discorso a parte invece merita quello della conservazione sostitutiva dei documenti informatici in cui rientra anche la possibilità di conservare elettronicamente i libri e registri contabili e fiscali. A tal proposito, qualora volete conoscere in sintesi i riferimenti principali, avere una stima dei costi di implementazione dei sistemi e gli adempimenti a cui andreste incontro potete leggere l’articolo di approfondimento dedicato alla Conservazione e Archiviazione dei documenti societari.
Le scritture contabili dei professionisti con partita Iva
Per farsi un’idea più pratica potete anche leggere l’articolo dedicato alle scritture contabili peri i lavoratori autonomi titolari di partita Iva o liberi professionisti dove troverete i libri e registri da predisporre nel caso siate in contabilità ordinaria e quelli nel caso della contabilità semplificata.
La posta elettronica certificata
Leggete anche l’articolo dedicato alla Posta elettronica certificata PEC
Ma perché le fa a mano e con blocchetto? In teoria dovrebbe farle solo con blocchetto. Entrambe comunque devono confluire nel fatturato annuo ed essere soggette a tassazione
Salve, mi chiamo longo antonio e scrivo alla Vostra attenzione per avere una informazione generica.
Se una azienda sas mette delle ricevute tramite i classici blocchetti che si comprano in cartolibreria, le ricevute emesse devono risultare registrate per l’anno che riportano come data nella ricevuta ed a quale struttura di controllo e in quali libri aziendali devono risultare essere registrate le ricevute emesse a mano?
Distinti saluti
E’ a mio avviso possibile effettuare la conservazione sostitutiva dei registri contabili tenendo conto che non è sufficiente la firma digitale ad equiparare il documento elettronico a quello cartaceo, bensì è necessario un vero e proprio processo di conservazione sostitutiva, che preveda la creazione dell’evidenza informatica, il calcolo dell’impronta dei documenti, la firma digitale e la marca temporale del Responsabile della Conservazione.
Si elimnerebbero posti di lavoro? Questa potrebbe essere una risposta condivisibile?
Non capisco come sia possibile che nel nostro lavoro completamente ed inserobilmentr ancora telematico non si possano stampare i registri contabili su supporto magnetico con file firmato teamite smart card e non modificabile