Quali sono i dati obbligatori da indicare al momento di emissione della fattura Cartacea e quali la fattura Elettronica. Nel seguito potete consultare l’elenco delle informazioni di cui avrete bisogno per emettere correttamente una fattura o una ricevuta fiscale. In tal modo potrete fin da subito chiedere tutte le informazioni necessarie al vostro cliente ed evitare di dover emettere una nota di credito o di dover gestire uno scarto da parte del sistema di interscambio laddove si tratti di elementi obbligatori previsti dal tracciato delle fatture elettroniche.
Elementi obbligatori Fattura cartacea
Partiamo con il ripasso degli elementi, le informazioni e i dati obbligatori nell’emissione della fattura al cliente. Questi esistono ben prima dell’introduzione della fattura elettronica I dati da indicare in sono definiti dall’art. 21, co. 2, del D.P.R. n. 633/1972.
- Data di emissione della fattura: questo elemento è molto importante perchè rappresenta la data di emissione della fattura. Laddove questo sia successivo al termine ultimo di emissione consentito dalla legge rappresenta il dato che vi fa accertare dall’agenzia delle entrate. Oggi con la fattura elettronica rappresenta la data di trasmissione allo SDI e quindi non si può più fare il giochino di mettere una data passata sulla fattura anche se la consegna avveniva materialmente dopo il termine di emissione della stessa. Laddove la merce sia soggetta a spedizione di emettono dei documenti di trasporto (detti Ddt). In questi casi l’emissione della fattura avveniva entro il giorno 15 del mese seguente. Laddove sia presente un commissionario la fattura deve essere emessa al più entro la scadenza del mese successivo all’effettuazione dell’operazione.
- Numero della fattura: la fattura deve essere emessa e numerata cronologicamente in ordine progressivo e per anno solare. La numerazione progressiva viene richiesta (a meno che non si utilizzano dei sezionali) perchè consente all’agenzia delle entrate di verificare che l’emissione sia tempestiva.
- Denominazione e ragione sociale del cliente nel caso di una società o nel caso di persone fisiche nome, cognome e possibilmente codice fiscale. Questo sia nel caso di una società di diritto Italiano sia una società residenza in un paese UE (esempio una Ltd britannica) o EXTRA UE (esempio una società cinese).
- Sede sociale nel caso di imprese e residenza o domicilio fiscale nel caso delle persone fisiche.
- Numero di partita Iva del fornitore. Specifico del fornitore in quanto contrariamente a quanto si possa pensare importante è avere la partita IVA del fornitore e non del cliente in quanto al legislatore interessa prioritariamente che si identifichi il soggetto che doverà versare l’IVA in sede di liquidazione. Questo anche in virtù del disposto di cui all’articolo 2250 del Codice Civile che recita “negli atti e nella corrispondenza delle società soggette all’obbligo dell’iscrizione nel registro delle imprese devono essere indicati la sede della società e l’ufficio del registro delle imprese presso il quale questa è iscritta e il numero di iscrizione”. Dovrà essere altresì inserito l’ammontare del capitale sociale e la distinzione tra capitale sottoscritto e capitale versato alla data dell’ultimo bilancio approvato.
- Numero di partita IVA del cedente/prestatore.
- Descrizione dell’operazione contenente la natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione. Fate attenzione ad inserire una dicitura generica perchè la fattura del cliente che dovesse riportare diciture eccessivamente generiche potrebbe esporre colui che la iscrive in contabilità ad un disconoscimento del costo deducibile in capo al cliente che riceve la fattura del fornitore.
- Corrispettivo dell’operazione: per corrispettivo si intende solitamente la prima riga della fattura iva esclusa ossia l’imponibile IVA.
- Operazioni in valuta: la fattura no deve essere espressa obbligatoriamente in euro ma deve recare la valuta in cui è espressa. L’IVA però deve essere sempre riportata in euro.
- Aliquota Iva applicata per ciascuna tipologia di operazione. Se la fattura ha diversi beni o servizi (come nel caso per esempio di fatture per operazioni edili deve essere fatta distinzione tra beni e servizi per esempio con Iva al 22% e quelli con Iva al 10%.
- Arrotondamenti: l’ammontare dell’Iva calcolato sull’imponibile deve essere arrotondato al centesimo di euro.
- Valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto, premo o abbuoni. Come abbiamo detto in altri articoli dedicati alla definizione di fatturato e volume d’affari questi no entrano a far parte della base imponibile IVA ma devono essere inseriti in fattura altrimenti potrebbero nascondere operazioni regolate in nero tra cliente e fornitore.
- Indicazione Operazioni esenti, escluse e non imponibili: anche le operazioni non imponibili devono essere indicate in fattura con il loro titolo in modo da consentire all’agenzia delle entrate di individuare agevolmente le operazioni che non hanno scontato imposta.
Fattura priva dei dati obbligatori: cosa fare
Nel caso di fattura che sia priva anche solo di uno di questi elementi deve essere integrata oppure stornata con una nota di credito e riemessa correttamente. Inutile sottostare alle lamentele delle amministrazione dei nostri fornitori che ci chiedono di chiudere un occhio e di non fargliela rimettere in quanto se la nostra amministrazione l’ha recepita per stornarla dai nostri registri vi deve essere una nota di credito. Laddove lo storno avvenisse senza si potrebbe incorrere in sanzioni.
Casi particolari
Autofattura e Reverse charge: in questo articolo vediamo come funziona il reverse charge e l’integrazione della fattura.
Fattura differita: nelc aso di fatture differite sarà necessario indicare il numero e la data di emissione del documento di trasporto.
Vendite verso esportatori abituali: in questo caso sarà necessario verificare nel proprio cassetto fiscale la comunicazione della dichiarazione di intento dell’esportatore abituale
Importante: contrariamente a quanto si possa pensare l’indicazione della ritenuta d’acconto non va indicata in fattura in quanto è il soggetto emittente che deve sapere come comportarsi e se trattenere o meno la ritenuta dal bonifico da effettuare al proprio fornitore di merci o servizi. Tuttavia è prassi consolidata sia l’indicazione sia la richiesta di conferma del versamento della ritenuta in modo da avere la documentazione disponibile per poter redigere la dichiarazione dei sostituti di imposta 770.
Mancanza degli elementi obbligatori
La mancanza di uno di questi elementi potrebbe esporre il soggetto emittente alla sanzione per omessa fatturazione le cui conseguenza sono spiegate in un articolo gratuito di approfondimento che trovate qui di seguito
Quali sanzioni per omessa fatturazione
Elementi obbligatori nella Fattura Elettronica
Finora abbiamo parlato degli elementi obbligatori della fattura emessa in formato cartacea e delle conseguenze derivanti dalla mancanza di uno di questi elementi. Oltre a queste informazioni la fattura elettronica, nella definizione del tracciato record da trasmettere in formato XML al sistema di interscambio definisce un altro set informativo. Questo non è proprio di facile intuizione nè tanto meno di comprensione. Come ormai accade negli ultimi anni il dottore commercialista , il CAF o l’audace titolare di partita IVA che decide di gestirsi la contabilità da solo deve scontrarsi con tracciati record e campi obbligatori senza avere conoscenze che poco hanno a ce vedere con il diritto tributario ma più di un vero e prorio informatico.
Per una corretta trasmissione della fattura al Sistema di Interscambio o SDI sarà necessario inserire le informazioni viste sopra per cui,
data di emissione, numero progressivo, ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto che effettua la cessione, numero di partita IVA del soggetto che effettua la cessione, ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto che acquista e numero di partita IVA del soggetto che effettua l’acquisto. Successivamente la
natura, la qualità e la quantità dei beni e dei servizi che sono oggetto dell’operazione commerciale ed il corrispettivo per determinare la base imponibile IVA.
Con la fattura elettronica si aggiunge anche il Codice destinatario del venditore, cedente o prestatore del servizio. L’obbligo persiste anche nel caso di trasmissione della fattura sulla PEC. L’assenza del campo determina lo scarto della fattura. In sua mancanza sarà possibile inserire il codice “0000000”.
Nel seguito trovate l’elenco dei campi che deve contenere il tracciato della fattura con indicazione di quelli facoltativi e di quelli obbligatori.
Allegato A – Specifiche tecniche vers 1.6.1
Cosa fare in caso di errori nell’emissione della fattura
Nonostante come avrete avuto modo di comprendere non è difficile passare indenni i controlli formali dell’agenzia delle entrate ma commettere comunque un errore in fase di emissione della fattura diviene utile capire cosa fare in caso di errore nell’emissione della fattura. Prima di tutti pensate al Ravvedimento Operoso IVA che vi consentirà di ridurre il più possibile le possibili sanzioni conseguenti ad un errore che ha impatto sul versamento dell’IVA.
Cos’è la Base imponibile IVA e quali voci entrano nel calcolo
