Le indennità di trasferta del dipendente e la tassazione Irpef in busta paga e Unico

Aggiornato il 4 Maggio 2023

Calcoliamo la tassazione Irpef in busta paga delle indennità di trasferta riconosciute al dipendente per le trasferte o missioni fuori dal territorio comunale per vedere come si ripercuote anche sul trattamento fiscale ai fini Ires.
Trasferte effettuate dentro e fuori il comune: due tipologie e due trattamenti fiscali diversi
Prima di tutto capiamo cosa si intende per trasferta o missione in quanto è necessario fare una distinzione tra quelle effettuate fuori o dentro il comune dove è la sede di lavoro del dipendente.

Trasferte effettuate dentro il comune

Per queste trasferte prevale un regime generale di imponibilità delle spese in capo al dipendente. Se il lavoratore inoltre ha dei buoni pasto dovrà spendere quelli e non farsi rimborsare eventuali spese dal datore di lavoro altrimenti dovranno essere poi tassate in busta paga. Tuttavia il legislatore fiscale ha previsto l’imposizione totale in capo al dipendente nel caso di utilizzo di auto eo mezzi privati in quanto altrimenti le indennità dovrebbero praticamente essere corrisposte a tutti i dipendenti.

Trasferte fuori dal comune: il rimborso analitico e forfettario

Rimborsi a piè di lista

Discorso a parte meritano i rimborsi a piè di lista in quanto essendo costi che analiticamente documentati e sostenuti dall’azienda possono essere portati in deduzione per un ammontare pari al 100% del suo ammontare e non rientrano nel paniere di voci che saranno inserite nella busta paga del dipendente e tassato in capo a questo. Non importa se tali spese sono intestate al dipendente o all’azienda in quanto basta che siano finalizzate alla missione o alla trasferta. Ovviamente devono rispettare i limiti quantitativi visti nel precedente articolo dedicato proprio al trattamento fiscale delle Spese di Viaggio deducibili, Vitto, Alloggio. In questo vedrete che la somma di vitto e alloggio giornaliero devono stare sotto un certo limite che è pari a 180,75 euro nel territorio nazionale, di euro 258,2 se all’estero. Poi per quello che concerne le spese che esulano da vitto e alloggio il limite si abbassa a 15,49 o 25,82. Possiamo pensare per esempio le spese telefoniche in albergo, oppure la lavanderia, le mance al ristorante (se documentate)

Vi ricordo che le spese per le indennità di trasferta devono sempre essere documentate con fatture, scontrini, incarichi, note spese, a pena di indeducibilità. Il rispetto di questi accorgimenti sugli importi, l’intestazione (che basti che sia effettuata ad uno dei due tra dipendente o azienda), permetterà la piena deducibilità ires per l’impresa e la non imponibilità in capo al dipendente ai fini IRPEF in busta paga. Vale anche il caso della carta di credito aziendale data al dipendente che costituisce una uguale prova al pari di una fattura o ricevuta fiscale.

Rimborso forfettario: le indennità in busta paga del dipendente

Il Legislatore fiscale ha previsto poi un’indennità forfettaria che si chiama rimborso forfettario nella misura di 46,48 euro al giorno per le missioni Italia o di 77,47 euro se le trasferte sono all’estero eliminando però le spese di viaggio documentate, ed erogato al dipendente in busta paga indipendentemente dalla presenza o sostenimento di spese. Entro questi limiti le indennità di trasferta non saranno soggette ad Irpef in busta paga e quindi se considerate che la tassazione sfiora il 40, 50% andare in trasferta qualche giorno al mese non fa mai male.

Pur non essendo imponibili in capo al dipendente questi rimborsi forfettari in capo all’impresa sono deducibili 100% perchè dovuti in base a norme di legge.
Esiste poi anche una tipologia di rimborso misto che che potete leggere in un successivo articolo.
La tipologia di voci che invece qui ci interessa sono le indennità riconociute al dipendente in busta paga per essere stato fuori dalla sua sede di lavoro o aver svolto anche semplicemente mansioni diverse da quelle a cui abitualmente è destinato per remunerarlo del suo maggiore sforzo (non arricciate il naso perchè so che starete pensando che tutti voi subite ogni giorni dei sacrifici o svolgete mansioni diverse dal ruolo che avete in azienda) e che godono di una detassazione laddove rispettino alcuni requisiti.

Dipendenti che effettuano trasferte ripetute da contratto

Esiste poi una ulteriore categoria di dipendenti che utilizzano molto la trasferte in virtù non solo della loro tipologia di lavoro che li spinge a stare sempre fuori ma proprio per espresse clausole contrattuali che disciplinano le loro missioni: si chiamano anche trasfertisti nel senso di dipendenti che sono quasi sempre in giro e non hanno una vera a propria sede di lavoro. Per questi il legislatore fiscale ha previsto che le somme che percepiscono a titolo di indennità o simili sono imponibili limitatamente al 50% del loro ammontare per ciascun anno di imposta.

Il sistema di indennità del dipendente, delle franchigie e delle diverse modalità di calcolo e soglie di esenzione rende particolarmente complessa la gestione per cui si consiglia sempre di farsi assistere da un dottore commercialista.

Il trattamento Fiscale delle spese di vitto e alloggio pr la società

Leggete anche l’articolo di approfondimento dedicato al nuovo trattamento fiscale delle Spese di Viaggio Vitto e Alloggio.