Copia conforme fattura, parcella, nota fotocopia: differenze e quando usarle

Si deve osservare preliminarmente che la “fattura” è sicuramente il più importante e diffuso documento fiscale-amministrativo dal quale discendono:

• obblighi ai fini della corretta tenuta delle scritture contabili e dei registri obbligatori
• diritti e doveri di natura economica e finanziaria nel rapporto fornitore cliente
• obblighi ai fini Irpef
• obblighi ai fini Iva
• gestione della ritenuta d’acconto Irpef

Premesso che i contenuti, i termini e le modalità di emissione e conservazione della fattura li trovate nella guida alla emissione di fatture (gratuita) qui trovate alcune ulteriori precisazioni e chiarimenti riguardanti nello specifico l’emissione di avvisi di parcella, o fatture pro forma o copia conformi agli originali che possono portare talvolta a degli interrogativo come, entro qaundo devo emetterla, posso rifiutarmi, che valore fiscale ha, la devo conservare o registrare in contabilità, etc a cui cerco di dare alcune risposte pratiche per farvi muovere.

Termini e le modalità di conservazione della fattura e della copia conforme

Cosa dice la Legge riguardo l’emissione e conservazione della fattura è un complesso ed articolato sistema di norme a cui si sono agganciate nel corso dell’anno innumerevoli documenti di prassi ed elementi giurisprudenziali che ci consentono oggi di tracciare un quadro sintetico molto più definito rispetto a 40 anni fa, in cui si delinea anche il futuro attraverso la possibilità ormai di grande uso dell’emissione elettronica dei documenti, firma digitale e conservazione sostitutiva degli archi e dei registri.

Le norme relative all’emissione della fattura sono contenute essenzialmente:

• Articolo 2214 del codice civile in cui si disciplina che l’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute,
  nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori
• Articolo 2220 del codice civile in cui si disciplina che “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data
  dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. 
  Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”
• Articolo 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 in cui si disciplina che

Nonostante alcuni importanti riferimenti normativi che è importante dare per capire dove muoversi restano alcuni dubbi che ruotano attorno alla fase di emissione della fattura e del pro forma o della copia conforme della fattura in quanto:

• il professionista o più semplicemente il lavoratore autonomo cresce con il tarlo del cliente che non lo paga (e purtroppo è vero per colpa di quei burini, maleducati che non pagano i professionisti o che li pagano quando gli è più comodo, se li pagano) per cui non vuole emettere la vera e propria fattura altrimenti dovrebbe pagare anche l’Iva così, in caso di mancato pagamento dovrà rimetterci l’Iva fin da subito che vale il 22%.
• Lo Stato che invece fa di tutto per affermare che l’avviso di parcella se ha tutti gli elementi è uguale alla fattura e lo fa sostanzialmente perchè l’imprenditore o il cliente che riceve la fattura intanto il costo lo deduce
• L’imprenditore vive beato perché riceve il preavviso di parcella con cui ha titolo ad iscriversi il costo in contabilità, dedurselo ed in più talvolta non paga nemmeno il lavoratore autonomo per cui è quello che inizialmente ci guadagna.

Unica soluzione a questo è verificare se effettivamente aver interesse a continuare il rapporto altrimenti ricordate che gli interessi per il mancato pagamento decorrono senza la messa in mora e sono pari al 9% in media per cui fatevi due calcoli perchè forse quelli fortunati a non essere pagati potreste essere voi. Trovate un investimenti oggi che vi rende il 9% annuo, non è facile. Per farlo si dovrà passare magari per una lettera scritta all’ufficio legale o amministrativo della società ma vedrete che se alzerete la voce vi pagheranno e come. Considerate che basta anche una fattura non pagata per avviare procedure che possono portare al fallimento di un’impresa.

Tornando alle fatture o parcelle queste devono essere emesse in “duplice esemplare” ed uno deve essere consegnato, poi vedremo come al cliente secondo quanto disposto dall’articolo 21 del DPR n. 633/1972.

Per quello che concerne le modalità di consegna potremmo avere:

• consegna a mano: si da per ricevuta al momento della consegna fisica alla controparte
• spedizione per posta: si per ricevuta al momento della ricezione
• spedizione per posta elettronica: si da per ricevuta al momento della ricezione sul server del cliente
• Invio telematico: si da per ricevuta al momento della ricezione sul server del cliente

Ai sensi del codice civile e più precisamente secondo l’articolo 2214 […] l’imprenditore deve conservare oltre ai Libri obbligatori e altre scritture contabili anche per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture
ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli
imprenditori.

Anche lo stesso articolo 2220 che riguarda proprio la conservazione in sé ci dice obbliga alla loro conservazione per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservate sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

Per la normativa Iva inoltre l’articolo 39 del DPR 633 del 1972 disciplina che i registri e dei documenti compresi i bollettari madre figlia redatti per l’emissione delle fatture di cui all’articolo 32 devono essere tenuti a norma dell’articolo 2219 del codice civile e numerati progressivamente in ogni pagina, in esenzione dall’imposta di bollo. È ammesso l’impiego di schedari a fogli mobili o tabulati di macchine elettrocontabili secondo modalità previamente approvate dall’Amministrazione finanziaria su richiesta del contribuente.
Come vedete qui non si fa alcun cenno alla possibilità di emissione di documenti elettronici e conservazione sostitutiva delle fatture che invece rappresentano ormai una modalità di cui si fa un grande uso.  I registri, i bollettari, gli schedari e i tabulati nonché le fatture, le bollette doganali e gli altri documenti previsti dal presente decreto devono essere conservati a norma dell’art. 22 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600

La copia conforme all’originale imposta dalla norma ci obbliga a produrre un documento che è uguale proprio all’esemplare originale per cui non dovranno cambiare soprattutto gli elementi fondamentali della fattura che ricordiamolo, sono stati imposti dalla direttiva comunitaria ad hoc e si sostanziano negli elementi seguenti:

La fattura deve essere datata e numerata in ordine progressivo e deve contenere le seguenti indicazioni:

• ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione, nonché ubicazione della stabile organizzazione per i non residenti e, relativamente all’emittente, numero di partita Iva. Se non si tratta di imprese, società o enti devono essere indicati, in luogo della ditta, denominazione o ragione sociale, il nome e
  il cognome;
• natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;
• corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compreso il valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui all’art. 15;
• valore normale degli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
• aliquota e ammontare dell’imposta
• eventuali titoli per la sua non applicazione (i.e regimi sostitutivi, minimi, imprenditoria giovanile, etc).

Per copia ad uso interno amministrativo si intende un documento che potrebbe esser manchevole di questi elementi e che verso l’esterno non opponibile non da terzi che ne dovrebbero entrare in possesso. Al più in sede di accertamento potrebbe essere preso come elemento per eventuali presunzioni da parte dell’agenzia delle entrate ma non è un documento ufficiale per così dire e non è soggetto ad obblighi di conservazione.

Il preavviso di parcella potrà essere utilizzato per anticipare ed informare la controparte che si è ultimata la prestazione e che si si deve procedere con la fatturazione. é un documento che non contiene una numerazione ma che potrebbe essere assimilato ad una fattura. Alcuni professionisti o lavoratori autonomi infatti in pratica fanno una copia della fattura e scrivono sopra preavviso anche se ai fini Iva quello potrebbe rappresentare un documento a tutti gli effetti valido per costituire il presupposto per l’obbligo al versamento dell’Iva e alla registrazione della fattura per cui state attenti a no commettere lo stesso errore.

Dalla data di consegna del preavviso non decorre alcun termine entro cui emettere la fattura anche se valgono comunque i termini obbligatori per l’emissione della fattura e della sua registrazione che come sapete varia a seconda che si tratti di cessione di bei mobili o immobili registrati o che riguardi la prestazione di servizi. Nel caso dei servizi che rappresenta la fattispecie che vi interesserà di più in questo articolo l’emissione della fattura può avvenire al più al momento del pagamento.

Richiesta copia conforme all’originale

Se ci mettiamo nei panni di un imprenditore che gestisce un ufficio amministrativo che a sua volta gestisce centinaia o migliaia di fatture, a seconda della dimensione può essere normale che un documento vada perso o smarrito e si chieda al proprio fornitore il  rilascio di una copia conforme all’originale per procedere con l’annotazione di un costo nella propria contabilità che non è un obbligo se la controparte dimostra di avervela inviata, tuttavia per educazione per general agreement, andrebbe redatta e inviata.

Contabilmente come ci si comporta con il pro forma o il preavviso di parcella: registrazione

In contabilità è un documento che vale titolo alla registrazione del costo e che deve essere recepito in contabilità per definire correttamente il costo di competenza dell’esercizio all’interno del conto fatture da ricevere. La mancata registrazione delle fatture da emettere nella contabilità del cliente potrebbe esporlo ad una sopravvenienza passiva nel suo bilancio se trattasi di una azienda con il maleficio annesso in termini di indeducibilità del costo. In estrema sintesi per quel ritardo nella registrazione pagherete il 30% di maggior costo per via della sua indeducibilità fiscale per difetto della competenza.

La mancata registrazione delle fatture da emettere nella contabilità del fornitore, se trattasi di società rappresenterà, invece un problema legato all’esposizione a sanzioni amministrative per mancata emissione della fatture sia ai fini Irpef, Ires sia ai fini Iva.

In conclusione

Le fasi di emissione della fattura, della sua conservazione e trasmissione alla controparte come anche la richiesta di emissione e gestione di copie conformi all’originali o di avvisi di parcella rappresentano elementi che possono esporre l’impresa a sanzioni amministrative per cui è importante conoscere il contesto normativo attorno a cui ruotano i singoli obblighi che dovranno essere analizzati anche dal punto di vista dell’Irpef e dell’Iva.

Altra problematica riguarda poi la gestione della ritenuta d’acconto in fattura perché anche dietro quello scopriremo tantissimo quesiti a cui è determinante dare una risposta rapida e veloce.