Guida pratica al ribaltamento o riaddebito spese e costi per l’utilizzo dello studio: fatturazione con esempi

Aggiornato il 4 Maggio 2023

Vediamo in sintesi come comportarsi nel caso di utilizzo di parte di uno studio professionale, di una camera, di spazi comuni,  sia ai fini degli adempimenti fiscali in termini di fatturazione sia ai fini della deducibilità del costo per l’Irpef, cercando come sempre di fornire esempi e casi realmente utili. Questo perche non sempre è possibile rifatturare o perchè il criterio può essere differente a seconda di una voce (ex locazione) piuttosto che un’altra (spese telefoniche).

Criterio di ribaltamento del costo: il rischio di accertamento

Il concetto è che, seppur vale il principio della libera pattuizione tra le parti (perchè ci mancherebbe che mi vadano a sindacare sugli accordi con il mio collega!), dovrete anche calcolare che il fisco potrebbe entrare nel merito laddove ravvisi un criterio non congruo, non razionale, che sia teso solo al trasferimento di materia imponibile ossia di reddito imponibile, da un soggetto che rientra in uno scaglione di reddito più alto ad uno più basso.

La rifatturazione: problematiche di applicazione e soluzioni

Vi do lo strumento così non dovrete avere problemi. Il criterio resta sempre lo stesso, ossia la rifatturazione dovrebbe seguire, almeno ai fini Iva, la stessa natura del costo sostenuto all’origine per cui se per esempio state rifatturando una spesa che ab origine era imponibile Iva lo sarà anche quando voi la andrete a ribaltare a sua volta. Stessa sorte nel caso di spese che sono esenti Iva. In pratica quindi chiedete il trattamento Iva che ha avuto l’intestatario della fattura e quando vi trovate a ribaltare la spesa a quest’ultimo utilizzate lo stesso criterio ai fini Iva.

Trattamento della cassa previdenziale

Molti di voi come Avvocati o Dottori commercialisti o anche ingegneri e altri professionisti, devono versare il contributo alla cassa ma in questo caso non lo dovrete applicare nella fattura di riaddebito. Essendo diverse le casse però consiglio sempre di fare un passaggio perchè qualcuno lo potrebbe imporre.

Applicazione della ritenuta in fattura

Sul ribaltamento delle spese ai propri colleghi non si applica la ritenuta d’acconto in fattura. Vi ricordo sempre che le parole in celeste vi portano sul relativo articolo di approfondimento.

Un esempio di ribaltamento: un criterio incontestabile

Spese di locazione

Un criterio può essere quello del calcolo della quota parte in relazione ai mq effettivi utilizzati: si va a vedere quanti mq (effettivi e non quelli commerciali) si compone lo studio e quali sono in uso all’utilizzatore. quelli esclusivi si calcolano per intero mentre quelli comuni (reception, sala d’attesa, archivio, per esempio) si calcolano considerano la quota intera di mq effettivi suddivisi tra gli utilizzatori di studio. Questo per le spese di locazione.

Rifatturazione delle spese di locazione

La rifatturazione di questa tipologia di costi sarà nella maggior parte dei casi soggetta ad Iva, per cui fatta 100 la quota di costo che avete deciso di rifatturare, aggiungete l’Iva al 22% e non applicate la ritenuta in fattura. Se invece l’intestatario del contratto di affitto ha fatto opzione per l’esenzione sarei dell’avviso di non applicarla nella rifatturazione. Seppur siete profesionisti non dovrete applicare in fattura la percentuale del contributo alla cassa previdenziale.

Spese per le utenze: telefonia, luce, riscaldamento

Ma c’è da chiedersi come comportarsi per esempio nel caso delle utenze, in quanto non è agevole, seppur non impossibile, verificare l’effettivo consumo. Si potrebbe prendere la bolletta e verificare i numeri di telefoni, ma secondo me il gioco non vale la candela per cui tanto vale definire un criterio di ripartizione a forfait in base all’utilizzo orario che si fa dello studio e dividere per teste, apportando dei correttivi laddove per esempio un collega chiami più all’estero e così via. C’è da dire che ormai i gestori di telefonia mobile e fissa utilizzano soluzioni molto agevoli in quanto la bolletta si paga a forfait per telefono e connessione internet.

Rifatturazione delle spese delle utenze

Valgono le stesse considerazioni evidenziate sopra per la rifatturazione delle spese di locazioni.
Se siete proprio pignoli o fate parte di quella categoria di persone che credono che i colleghi siano pronti a fregarti, sappiate che esistono anche delle soluzioni software offerte per capire esattamente il costo effettivo ribaltabile a ciascuno, importando la rubrica di ciascun professionista, utilizzatore di studio. Io sinceramente lo sconsiglio perchè la spesa non vale l’impresa soprattutto anche perchè solitamente se mettete su uno studio con qualcuno si immagina che vi sia anche un rapporto di fiducia.

Stesso dicasi per il riscaldamento, la luce o il GAS

Anche in questo caso per il criterio potrete applicare quello della voce precedente, salvo comunque una diversa contrattazione tra le parti se volete mentre per il trattamemto in fattura anche in questo applicherete l’Iva. Non applicherete invece il contributo alla cassa (a meno che non sia richiesto dalla vostra cassa) e nemmeno la ritenuta d’acconto.

Spese per assicurazioni di studio

Pr questa tipologie di spese in genere si procede nominativamente a meno che no parliamo di quelle dello stabile in cui risiedono ma anche in questo caso è necessario trovare un criterio congruo (per teste, per esempio) ed applicarlo in modo coerente nel tempo. Stesso dicasi per la rifatturazione solo che trattandosi di assicurazioni se non ci avete mai fatto caso sono prestazioni esenti iva per cui non la dovrete applicare in fattura inserendo la dicitura spesa esente ex articolo 10 del DPR 633 del 1972.

Ribaltamento e fatturazione di spese

Trattamento fiscale Irpef per colui che riceve la fattura

Ai fini Irpef mentre saremmo tentati di considerare un maggior costo per l’intestatario che riceve la fattura del professionista che ha utilizzato lo studio, la stanza o la camera e per colui che la emette un maggior ricavi invece dovrebbe accadere il contrario in quanto altrimenti si dà una rappresentazione non corretta della struttura dei costi sostenuta che potrebbe avere riverbe sugli studi di settore e voi sapete che questa non è cosa buona e giusta in quanto colui che risulta intestatario del contratto risulterebbe aver subito un maggior costo di cui invece risulterebbe inciso nella realtà solo di una parte in quanto l’altra la riaddebita. Per cui proceduralmente per l’intestario principale del contratto si dovranno iscrivere nella propria dichiarazione maggiorni costi e non maggiori ricavi.

Trattamento Fiscale Irap

Ai fini Irap il regime di tassazione segue lo stesso trattamento fiscale ai fini Irpef, così come avviene anche per la maggior parte delle altre voci di deduzione.

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