La sempre maggiore esigenza di inviare documenti via mail ha portato alla progettazione di un sistema di posta elettronica sicura e certificata, paragonabile ai classici sistemi di raccomandata con ricevuta di ritorno: la PEC, acronimo per Posta Elettronica Certificata che, per legge, può essere utilizzata con valenza legale, proprio come nel caso di invio di raccomandata. La PEC, quindi, non è una classica casella di e-mail, perché si appoggia su particolari piattaforme accreditate, ossia riconosciute dall’Agenzia per l’Italia digitale. Questo significa che non tutti i provider di posta elettronica possono permettere l’apertura di caselle certificate. Inoltre, data la particolare natura di questo tipo di casella di posta, esse vanno acquistate, inserendo una serie di informazioni e dati personali assolutamente veritieri e precisi.
Tutte le mail inviate via PEC, infatti, hanno valore legale. Per questo motivo è fondamentale conservare sempre le mail di avvenuta ricezione e consegna che permettono, in qualsiasi momento, di dimostrare di aver inviato una determinata mail e che essa sia stata correttamente consegnata. Le mail di avviso ricezione e consegna, infatti, rappresentano l’equivalente digitale della ricevuta di ritorno delle classiche raccomandate. Se per errore di cancella una mail di avvenuta consegna è possibile richiedere al proprio gestore di PEC una copia della stessa: i gestori PEC, infatti, per legge sono tenuti a conservare tutti i messaggi inviati e ricevuti da un’utente per trenta mesi. Inoltre, per legge sono obbligati a fornire copia di qualsiasi tipo di messaggio inviato o ricevuto dal titolare della casella di posta.
Va tuttavia sottolineato che il valore legale della PEC è riconosciuto esclusivamente quando le mail viaggiano su provider di posta certificata: questo significa che sia l’indirizzo di posta del mittente che quello del destinatario devono essere di posta certificata.
Infine, va evidenziato che il valore legale della PEC è dato non solo dalla sicurezza degli avvisi di consegna, ma anche dal fatto che ogni documento inviato via PEC non è modificabile, pertanto viene garantita l’autenticità delle comunicazioni e di tutti gli allegati in esse contenute. Infatti, a differenza delle mail classiche, nel caso della PEC non si visualizzerà subito il contenuto della mail ma un messaggio con due allegati. Nel primo saranno contenuti il testo della mail ed eventuali documenti in attachment e nel secondo un file in formato .xml all’interno del quale sono riportati tutti i dati tecnici della PEC, tra cui la data e ora dell’invio, l’ID del messaggio, il destinatario e il mittente. Questa struttura tecnica garantisce l’unicità di ogni invio e l’autenticità della documentazione inviata.
Come richiedere una casella PEC
Come già anticipato, le caselle di posta certificata non possono essere aperte tramite i comuni provider di posta, ma solo attraverso quelli accreditati. Pertanto, è necessario andare su uno dei siti di tali gestori e procedere alla richiesta di casella mail. Tra i gestori accreditati più noti, in grado di offrire diversi servizi certificati, vi sono Aruba, Legalmail, Register, Libero e altri. Va tuttavia sottolineato che tutti questi provider presentano anche le caselle di posta classiche per cui è importante assicurarsi, quando si va sui diversi siti, di cliccare sui pulsanti che permettono l’apertura di PEC e non di caselle di posta normali, ossia non certificate. Per procedere con la registrazione e richiedere una casella di posta certificata ci si può connettere ai siti di alcuni dei gestori di PEC, come:
- www.pec.it
- www.register.it/pec/
- www.legalmail.it
- www.netsons.com/pec.php
- mailpec.libero.it
- pec.email.it
Non è da sottovalutare il fatto che esistono questi soggetti autorizzati a vendere indirizzi di osta elettronica certificata in quanto sono soggetti accrediti presso il Ministero che garantiscono adeguate garanzie al pari di quanto avveniva e avviene tuttora con le POSTE nel caso di invio cartaceo della corrispondenza.
La PEC è obbligatoria? Ma soprattutto… a Chi è UTILE?
La PEC in alcuni casi è obbligatoria mentre in altri rappresenta soprattutto un utile strumento per migliorare le comunicazioni, garantendo maggiore rapidità nella spedizione. Dal punto di vista legale, la posta certificata è obbligatoria per tutti gli enti pubblici, per le aziende e per i liberi professionisti. Essa, infatti, è diventata il mezzo di comunicazione ufficiale per tutta la documentazione legale e deve essere comunicata alla Camera di Commercio ossia al Registro delle Imprese al momento dell’apertura dell’attività.
Per i privati cittadini, invece, la Posta Elettronica Certificata non è obbligatoria, ma rappresenta tuttavia un utile strumento per garantire rapidità nelle comunicazioni e anche un elevato risparmio. L’abbonamento annuale al provider di posta elettronica certificata, infatti, ha un prezzo molto simile a quello di una singola raccomandata. Si può facilmente comprendere che se si è soliti effettuare spedizioni tramite questo strumento postale avere una propria casella certificata diventa molto economico, visto che le spedizioni sono completamente gratuite.
Valore Legale della PEC
La PEC è equiparata alla raccomandata con avviso di ritorno e di ricevimento. Nel momento dell’invio infatti si genera automaticamente un messaggio che certifica giorno e ora della trasmissione all’indirizzo di posta elettronica del destinatario.
Il sistema genererà anche un messaggio di ricezione da parte del destinatario del messaggio che testimonia il momento della ricezione. Anche questo momento ha valore legale in quanto testimonio l’esatto momento di notifica del messaggio alla controparte.
Il destinatario può aver un indirizzo di posta elettronica ordinario o essere una PEC. Non è obbligatorio quindi che una PEC scriva ad un’altra PEC né per aversi la consegna né per garantire il valore legale della stessa.
Cercare un indirizzo di PEC
Come fare a trovare un indirizzo di posta elettronica certificata per inviare una email “certificata“? Per poter garantire a tutti di trovare un indirizzo PEC al quale inviare delle comunicazioni ufficiali è stato istituito un registro delle PEC (INI-PEC), suddiviso in due sezioni, una per le imprese e una per i professionisti. Si tratta di un registro pubblico, al quale tutti possono accedere gratuitamente per cercare gli indirizzi di interesse.ù
Quando Usare la PEC
Considerate che le imprese oggi sono obbligate per legge a comunicare al momento della costituzione anche l’indirizzo PEC per iscrizione al registro delle imprese.
Altro esempio nel caso di una intimazione al pagamento o della costituzione in mora può essere importante nonché avere una maggiore incisività notificare all’indirizzo email della controparte una PEC. Molti lo fanno per far decorrere gli interessi di mora del debitore nel caso di fatture emesse e non pagate o di crediti insoluti. Questo è solo un esempio ma ve ne sono tantissimi…come potrete immaginare.
