Aggiornato il 4 Maggio 2023
I titolari di partita Iva che esercitano attività di lavoro autonomo dovranno letterale di alcuni libri e registri contabili che differiscono in base alla tipologia di regime contabile prescelto e che vedremo nel seguito al fine di fornirmi chiarimenti utili e spunti per rispondere alle classiche domande che si fanno al momento dell’apertura della partita Iva.
Quali sono i documenti informatici fiscalmente rilevanti ai fini tributari
In relazione a tale disposizione, si osserva che per “documenti informatici fiscalmente rilevanti”, ai fini dell’applicazione dell’imposta di bollo nei modi previsti dal citato decreto ministeriale, devono intendersi i libri e registri di cui all’articolo 16, lettera a), della tariffa, parte prima, allegata al d.P.R. n. 642 del 1972 e le fatture, note e simili di cui all’articolo 13, n. 1, della tariffa, parte prima, allegata al citato d.P.R..
Quali sono i registri I libri obbligatori per i lavoratori autonomi 2021
Per i contribuenti in regime di contabilità ordinaria sono il registro delle fatture emesse, Registro delle fatture d’acquisto il registro dei beni ammortizzabili il registro delle movimentazioni bancarie o di cassa.
Primi chiarimenti
Già in base a questa prima elencazione è necessario fornire alcuni importanti chiarimenti:
- I registri delle fatture emesse e ricevute sono distinti e sono disciplinati dalla normativa ai fini Iva per cui caso di accertamento fiscale sulle imposte dirette il verificatore o funzionario dell’agenzia delle entrate difficilmente accerterà anche una non corretta applicazione dei registri Iva;
- Nel registro dei beni ammortizzabili sarà necessario inserire anche dei beni di valore inferiore a € 516,27 che esso quei particolari beni che possono essere acquistati e il cui costo, se strumentali all’attività, potrebbe essere integralmente dedotto in un unico anno di esercizio a differenza degli altri beni ammortizzabili saranno sottoposti al processo di ammortamento periodico secondo le aliquote definite dal decreto ministeriale del 1985.
- Il registro per la tenuta delle movimentazioni finanziarie può essere sostituito dagli estratti conto trimestrale con o periodici della banca nell’ipotesi in cui non gestiate movimentazioni anche tramite cassa o denaro contante per cui potrebbe non necessario tenere un vero e proprio registro.
Esenzioni
I titolari di partita Iva che sono in contabilità ordinaria possono richiedere l’esenzione dalla tenuta registro delle fatture emesse e ricevute nonché delle movimentazioni finanziarie qualora completino il libro giornale le stesse modalità di compilazione previste per le società ossia andando ad arricchire tale libro in ordine cronologico e con tutto il set informativo che parte del numero di registrazione, la data di effettuazione, la data del documento, la denominazione sociale della controparte, partita Iva, gli importi espressi in valuta euro o altra valuta, il conto di contabilità.
Non c’è distinzione inoltre fra lavoratore autonomo e libero professionista iscritto ad un albo professionale per quello che concerne la tenuta dei registri obbligatori in quanto le due classi sono equiparate sotto questo punto di vista.
Le annotazioni contenute nel registro dei beni ammortizzabili possono essere riportate in sostituzione nel registro Iva
Modalità di compilazione dei registri obbligatori
Compilazione dei registri Iva I vostri registri Iva in quanto si vede che l’attività di lavoro autonomo che sta per intraprendere piuttosto contenuta in merito, Circostanza che vi spinge a valutare l’ipotesi di gestione autonoma della contabilità per ridurre il più possibile i costi, non posso che consigliarvi prima di tutto di fare filamento a un dottore commercialista per la tenuta della contabilità in quanto permette scelta primaria che vi darà degli importanti e utili spunti per la gestione e soprattutto per la crescita della vostra attività.
Nonostante ciò non seguito indico le modalità di tenuta dei registri qualora vogliate procedere da soli oppure vogliate controllare l’operato del vostro commercialista.
Registro Iva delle fatture Emesse
Senza dubbio il registro più importanti in quanto rappresenta il libro dove sono riportate le fatture emesse da cui scaturisce immediato versamento dell’Iva. La compilazione del registro dovrà essere effettuata entro 15 giorni dall’emissione della fattura o entro 60 giorni nel caso di tenuta della contabilità con software gestionali.
E’ consentito anche l’utilizzo di semplici fogli Excel che potranno fare fede in sede diverifica ispettiva da parte del verificatore funzionario dell’agenzia delle entrate.
Farà fede tuttavia il libro giornale dove saranno riportate tutte le operazioni protocollate.
Nello stesso dovranno essere indicati per ciascuna fattura i seguenti dati:
- Data di dimissione
- Numero progressivo della fattura
- Importo imponibile
- Iva con la rispettiva aliquota
- Eventuali spese esenti O escluse dal campo di applicazione dell’imposta sul valore aggiunto con il relativo titolo giuridico (esempio spese escluse articolo 15, esente articolo 10, fuori campo Iva)
- Denominazione sociale oppure i dati anagrafici comprensivi del codice fiscale della persona o la società cliente
- Eventuale adesione ad un regime agevolato aperta parentesi contribuenti minimi per esempio)
Registro Fatture ricevute
Registro delle fatture ricevute sarà necessario indicare in base alla data del documento i seguenti dati:
- La data del documento
- Il numero di documento o il numero della bolletta doganale
- La denominazione sociale, comprensiva del codice fiscale della partita Iva, o se trattasi di persona fisica dei dati anagrafici del fornitore (a tal proposito vi ricordo l’articolo dedicato al contenuto minimo che deve avere una fattura secondo l’apposita direttiva europea)
- L’imponibile Iva distinto per aliquota e con l’indicazione dell’aliquota applicata e la presenza di eventuali partite esenti, escluse dall’Iva o fuori campo Iva.
Registro dei beni ammortizzabili
Il registro dovrà contenere alcuni importanti dati al fine di ricostruire per ciascun bene il suo valore civilistico e il suo valore fiscale. Tale proposito dovrete indicarvi i seguenti dati:
- La data di acquisto
- Il prezzo di acquisto
- Aliquota di ammortamento civilistico e aliquota fiscale
Registro delle movimentazioni di cassa/banca
Nel registro dovranno annotassi tutte le operazioni entro 60 giorni dalla loro effettuazione avendo cura di indicare i seguenti dati:
- entrate o uscite di cassa/banca
- data di movimentazione
- divisa
- eventuali differenze cambio positive o negative
- estremi dei documenti a fronte die quali sono pervenuti incassi o pagamenti
- causale delle operazioni
Registro beni ammortizzabili
I termini di annotazione delle operazioni di ammortamento qui sono più lunghi in quanto le annotazioni dovranno avvenire entro il termine di presentazione della dichiarazione prevista ossia facendo un esempio per le annotazioni degli acquisti e ammortamenti del 2017 avrete tempo fino al 30 settembre 2018 e qui dovrete indicare i seguenti dati:
- data di acquisto del cespite in quanto l’ammortamento è giornaliero
- prezzo di acquisto
- aliquota di ammortamento civilista e fiscale
- quota di ammortamento
- fondo ammortamento
- rivalutazioni e svalutazione del cespite
- beni di valore unitario inferiore ai 516,27 euro
- dismissione di cespiti con il relativo documento di smaltimento o rottamazione
Attenzione: con il Decreto Crescita 2019 le naturali scadenze sono state differite (non prorogate) al 30 novembre sia per quello che concerne il termine per l’invio delle dichiarazioni dei redditi e della dichiarazione IRAP. Questo a partire dalla dichiarazione relativa all’anno di imposta 2018.
Per le unità locali dei fabbricati sia residenziali sia strumentali le registrazioni dovranno essere effettuate singolarmente mentre per gli altri beni potranno essere divisi in classi omogenee ossia se comprate 30 tavoli basterà inserire una riga con scritto “30 tavoli” e considerare un unico piano di ammortamento, prezzo di acquisto etc.
Per la differenza tra contabilità ordinaria e semplificata i relativi requisiti richiesti e le agevolazioni previsti in termini i tenuta dei registri vi rimando all’apposito articolo.
I registri dovranno avere la dicitura cronologica ed il riferimento all’anno come per esempio pag.1/2017, 2/2017, 3/2017 e così via. Non dovranno avere pagine bianche. I registri Iva come quello delle movimentazioni finanziarie e beni ammortizzabili non sono soggetti all’apposizione della marca da bollo ma solo alla numerazione progressiva sopra descritta.
Se vi sbagliate a compilarlo inserire due righe oblique nel registro ee scrivete “Annullata” in modo tale che non potrà avere valore in sede di accertamento fiscale.
Dove sono custodite e conservate le scritture contabili ed i registri
Nel modulo previsto per l’apertura della partita Iva e anche laddove variate il luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili dovrete comunicarlo entro 30 giorni dalla variazione all’agenzia delle entrate sempre con lo stesso modulo. L’messa indicazione vi espone a sanzioni amministrative e non ci farete nemmeno una bella figura nei confronti del fisco qualora vi venisse a bussare presso la sede della società. Diciamo che non partireste con il piede giusto :-)
Quando devo stampare i registri?
Una cosa è l’annotazione delle operazioni altra cosa riguarda la stampa dei libri e registri. La stampa dovrà avvenire infatti entro tre mesi dal termine della presentazione della dichiarazione per cui facendo l’esempio con i documenti relativi al 2017 la stampa della documentazione dovrà avvenire entro il 31 dicembre 2018 (30 settembre infatti è il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi).
Laddove abbiate optato per la conservazione sostitutiva basterà averli firmati digitalmente entro il termine di scadenza e tenerli in un PC o presso un gestore ad hoc che effettua questo servizio anche on line avendo cura di inserire anche la marca temporale.
Casi particolari: Regimi Agevolati forfettari, minimi, imprenditoria giovanile
Esistono vere indicazioni dell’assicurazione agevolata e anche di una ridotta tenuta della contabilità in virtù del contenuto giro d’affari. I titolari di partita Iva che aderiscono regime dei contribuenti minimi, Regime forfettario di determinazione delle imposte, Regime cosiddetto dell’editoria giovanile delle nuove iniziative imprenditoriali saranno esonerati dalla tenuta dei registri Iva (perchè non la applicano) e anche dalla tenuta delle scritture contabili (libro giornale per intenderci).
Novità con la fatturazione elettronica dal 2019
Con la fatturazione elettronica obbligatoria in vigore dal primo gennaio 2019 (salvo proroghe contenute nella Manovra Finanziaria 2019) si dovrebbe valutare attentamente l’opportunità di procedere alla trasmissione spontanea di tutti i dati ex Decreto legge n. 78/2010 che consentirebbe una ulteriore riduzione dei termini per la decadenza dell’azione di accertamento e ridurrebbe anche il costo di archiviazione e stesura dei documenti informatici come libri e registri obbligatori.
A tal proposito potete leggere la guida gratuita sulla fatturazione elettronica
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