Aggiornato il 4 Maggio 2023
Il rimborso spese per i professionisti deve considerare due classi di appartenenza. Il rimborso delle spese può riguardare le anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente che devono essere documentate dalla fattura d’acquisto intestata allo stesso cliente.
Quali sono i rimborsi spese dei professionisti
Iniziamo con il dire che si pososno dividere in due grandi macrocategorie ossia quelle addebbitate ai propri clienti che a loro volta si dividono tra addebbitati in fattura o meno e poi la categoria di rimborsi spese addebbitati da altri professionisti (come per esempio può accadere nel ribaltamento della quota parte di spesa per lutilizzo di uno studio professionale o della stanza e spazi comuni di uno studio medico, ecc).
Le problematiche ruotano attorno a queste spese sono diverse e le elenco nel seguito:
- Applicazione dell’IVA
- Applicazione della riteuta d’acconto
- Applicazione del contributo INPS
- Deducibilità nel reddito professionale
- Detraibilità Iva esposta nella fattura che paghiamo e che vi vorremmo far rimborsare
In estrema sintesi possiamo avere il caso di spese per ristoranti alberghi viaggi e trasferte effettuati fuori dal comune e sostenute direttamente in nome del professionista che vengono addebitati in fattura e come tali assoggettate ad Irpef e alla ritenuta d’acconto. Tali spese saranno deducibili per il 75% dell’ammontare effettivamente rimasta a carico del professionista e sempre nel limite dell’1% dei compensi annui percepiti.
Nel caso invece siano sostenute in nome per conto del cliente allora dovranno comunque essere esposte in fattura ma non saranno assoggettate ne ad Iva, né ad Irpef, né ad INPS né a Ritenuta d’acconto.
Talvolta si riscontra anche il caso di rimborsi spese forfettari disciplinati ex ante tra cliente e professionista che dovranno essere trattati al pari di un onorario anche se avranno una autonoma indicazione all’interno della fattura.
Nella sostanza possiamo elencarle o fare alcuni esempi per dare qualche chiarimento come nel caso di spese di cancelleria, valori bollati, vidimazioni e altre spese anticipate dal professionista che non rientrano nel reddito del professionista e non sono soggette a ritenuta d’acconto o a rivalsa nei confronti dell’INPS.
Inoltre non sono soggetti ad IVA da parte del professionista perché già calcolata nella fattura d’acquisto. Quando il rimborso riguarda spese sostenute per lo svolgimento dell’attività professionale esso concorre alla formazione del reddito del professionista per cui tali spese sono soggette a ritenuta d’acconto, a rivalsa INPS e al trattamento IVA. Rientrano in questa categoria i rimborsi forfettari per indennità di trasferta, le diarie, le indennità chilometriche e di viaggio non documentate oppure le spese di vitto, viaggio e alloggio documentate e sostenute al di fuori del Comune dove il professionista ha il domicilio fiscale.
Vi segnalo il nuovo articolo dedicato proprio al riaddebito delle spese di viaggio, trasferta e ristorazione del professionista
In sintesi le spese anticipate dal professionista
Schematicamente possiamo dire che:
- Le spese anticipate dal professionista in nome e per conto sono escluse dall’Iva ex articolo 15 e non andranno ad aumentare il reddito del professionista che le inserisce in fattura (esempio le marche da bollo)
- Le spese inerenti l’attività svolta (cancelleria per esempio) sono soggette ad Iva e costituiscono reddito del professionista
- I rimborso per spese di trasferta sono sia soggette ad Iva sia costituiscono reddito del professionista come anche nel caso di rimborso stabiliti forfettariamente con il clinete per evitare le lungaggini buroctartiche della raccolta di documentazione.
Le disposizioni di legge in materia di rimborso spese professionisti
Con l’art. 10 del decreto legge 21 novembre 2015 sono state introdotte delle norme nell’ambito della semplificazione fiscale in materia di spese dei professionisti per vitto e alloggio. Si tratta del trattamento fiscale delle spese alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande sia nel caso siano direttamente sostenute dal committente, sia nel caso di costo anticipato dal professionista con riaddebito delle spese in fattura. A decorrere dal 1° gennaio 2015 le spese per prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande non sono considerate più come compensi in natura a favore del professionista non partecipando alla formazione del suo reddito autonomo.
Il committente può dedurre le spese integralmente tranne nel caso in cui siano anticipate dal professionista o che non siano state strumentali all’attività svolta dal professionista e a quella del committente. Al verificarsi di questa condizione il professionista deduce le spese dal suo reddito autonomo in misura del 2% fino al valore del 75% del relativo importo. Se si tratta di spese di rappresentanza la deducibilità dal reddito autonomo è dell’1%. La deducibilità si applica anche ai lavoratori autonomi occasionali ma in ogni caso si deve dimostrare attraverso la fattura che esiste una corrispondenza biunivoca tra la prestazione del professionista e quanto sostenuto per conto del committente.
Confronto tra il vecchio regime e le nuove disposizioni
Con il vecchio regime la procedura era più complessa perché il Fisco considerava le spese in questione come compenso per il professionista sia nel caso in cui fossero a nome e per conto del committente sia nel caso fossero a nome del professionista. Inoltre la deducibilità era limitata al 75% dell’importo sostenuto a fronte di un compenso tassabile in pieno. Se invece il costo era sostenuto in nome per conto del committente si poteva ottenere la piena deducibilità ma dopo una complessa procedura. Il committente doveva richiedere la fattura per le spese di vitto e alloggio a lui intestata facendo riferimento al professionista fruitore del servizio. La copia della fattura veniva inviata al professionista. Il professionista la includeva nella parcella dei compensi da lui percepiti per cui rientrava nella sua fattura l’importo delle suddette spese soggette ad IVA e ritenuta scomputandole da quanto già pagato dal committente.
Per il professionista il costo diventata pienamente deducibile mentre per il committente la deducibilità si concretizzava all’arrivo della parcella attraverso la quale imputava a costo anche le spese per vitto e alloggio. A decorrere dal 2015 se le spese sono sostenute direttamente dal committente non è necessario l’invio della fattura al professionista per cui il costo è immediatamente deducibile dal committente senza aspettare la parcella del professionista.
Per il Fisco la deducibilità a favore del committente si manifesta dietro la presentazione di apposita fattura dove deve essere dimostrata la correlazione tra spese sostenute e prestazione del professionista. Il professionista non dovrà presentare la fattura in sede di dichiarazione dei redditi per cui il costo non sarà più deducibile. Il committente non deve più inviare la fattura al professionista e per lui il costo diventa deducibile secondo le norme del reddito d’impresa o di lavoro autonomo. Non rientrano in questa semplificazione le altre spese come quelle di trasporto anche se anticipate dal committente.
Riaddebito in fattura delle spese sostenute dal professionista
All’emissione della parcella il professionista deve far rientrare nella base imponibile ai fini IVA le spese relative alla prestazione professionale sostenute per conseguire l’incarico. Nel caso di spese di rappresentanza le spese sono anticipate dal libero professionista per conto del committente per cui non sono assoggettabili ad IVA nella parcella dei compensi ma serve una fattura per il costo sostenuto in cui deve essere indicato il nome del committente.
Ai fini del calcolo delle imposte dirette per i sostituti d’imposta che pagano compensi ai professionisti è previsto il calcolo di una ritenuta del 20% come acconto IRPEF. Per i residenti all’estero la ritenuta sale al 30%. Ovviamente le spese sono soggette a ritenuta se rientrano in quelle inerenti alla prestazione professionale. In questo modo concorrono alla formazione del reddito autonomo. Nel caso di altre spese anticipate dal professionista non si ha la partecipazione delle stesse alla formazione del reddito imponibile per lavoro autonomo per cui non sono soggette a ritenuta.
Più avanti invece parliamo anche delle modalità di ribaltamento delle spese per lo studio ai propri colleghi.
Deduzione abiti da lavoro, vestiti, borse etc
Potete leggere il nuovo articolo dedicato alla possibilità di portare in deduzione i costi sostenuti per l’acquisto di abiti, vestiti, scarpe, borse etc.
Il discorso è semplice. Se lei paga il contributo previdenziale su questa voce è titolata a riaddebitare anche questa quota al suo cliente.
Buongiorno, sono una libero professionista con cassa privata che prevede rivalsa del 2%. Un collega mi paga, dietro regolare scrittura con data certa per il comodato d uso gratuito, un contributo spese forfettario mensile per l’utilizzo della mia stanza. Mi è sempre stato detto che la fattura che gli rilascio non deve includere il 2% del contributo integrativo. Sulla fattura scrivo proprio “contributo spese per l utilizzo dello spazio del mese di..”. Adesso mi hanno detto che avrei dovuto metterlo (ma il mio commercialista non mi ha mai detto nulla). Può aiutarmi a capire? Sono un po’ confusa. Grazie, spero di essermi spiegata
Salve Tasse-Fisco., avevo la stessa domanda che quella di simone del 15/09/2016.
=> il rimborso delle spese come libero professionista con un comitente estero unico => spese di viaggio come aero, pranzi, cene + spese cellulare + spece internet.
il 17/07/2016 avete scrito un articolo per rispondere a Simone?
Grazie
Mi unisco a Simone e gli altri, vorrei capire quali spese vanno ad essere tassate tra: alberghi, cibo, trasporti che dovrò per forza di cose anticipare.
buon giorno. Sono un architetto. Al deposito di una pratica catastale l’agenzia delle entrate riscuote i diritti dal deposito che il professionista ha attivato allo scopo, pertanto è materialmente il professionista che versa i diritti che gli saranno poi rimborsati. come possono questi apparire nella parcella in modo da non comportare l’applicazione del contributo integrativo e dell’IVA?
Provi a leggere questo articolo dedicato proprio al ribaltamento del contributo previdenziale da versare alla cassa al cliente e alle voci che vi entrano
Buonasera.
Io sono inserito nel regime dei minimi (iscrizione 2014).
Vorrei capire se le spese che mi trovo ad anticipare per pasti e viaggi formano base imponibile su cui calcolo la rivalsa del 4%, Irpef e contribuiti e oltre a questo se concorrono al calcolo del reddito annuo per la determinazione del tetto massimo
Godo dell’art 15 e posso considerare queste spese non imponibili oppure il mio regime non gode di questa casistica?
Posso mettere questi rimborsi a pie di fattura insieme al costo marca da bollo di fatto risultanti ininfluenti a tutti gli effetti ai fini di reddito tasse e contributi?
Grazie per il chiarimento.
Saluti
Decisamente no
Scusate ma io che sono lavoratore dipendente e sindacalista posso portare nel 730 le spese di rappresentanza ? Vari caffè pranzi ecc ecc fatto x motivi di rappresentanza sindacale . Offerti agli iscritti o in occasione si tavoli e incontri sindacali ? Grazie
Scusi,
provo a spiegarmi meglio.
Il geometra che esegue i lavori sul mio appartamento ha comprato da un fornitore dei materiali (pavimenti e altro per rifacimento impianti) per un costo di 3000 euro + iva (10%).
Quindi il fornitore emette una fattura di 3000 + iva (10%) al geometra.
Ora il geometra deve fatturare a me quegli stessi materiali.
La fattura che dovrà emettere nei miei confronti che importo avrà?
Posso avvalermi dell’art.15 del D.P.R. 633/1972, considerando che sono acquisti di materiali fatti per mio conto, e chiedere che la fattura sia 3000 + iva (10%)?
O dovrò corrispondergli un prezzo maggiorato da ritenuta d’acconto e altro?
Grazie.
Ritenuta d’acconto no, nel senso che mica la deve aggiungere (a meno che non gliel’abbia levata prima dal prezzo). Per il resto perché le sta aggiungendo altro 10% di Iva?!?!…se volesse ritornare al 22% di Iva le avrebbe aggiunto il 12% (anche se mi sfugge allora che cosa gli ha fatto comprare a fare i materiali)….insomma non la sto seguendo molto in questo gira che fa con il geometra.
Gentilissimi,
Cortesemente vorrei un aiuto sulla questione seguente.
Sto ristrutturando casa, con cila, tramite un professionista (geometra) con partita iva.
Il geometra deve acquistare dei materiali da utilizzare sull’appartamento in ristrutturazione straordinaria, per un valore di 3000 euro + iva (agevolata) 10%, in totale 3300 euro. Ora io devo restituirgli i soldi spesi per questi materiali, senza che lui ci guadagni sopra, e pensavo che il costo sarebbe rimasto 3000 + iva10%. Invece mi ritrovo un costo più alto perché ha aggiunto un altro 10% d’iva e un 8% di ritenuta d’acconto. Potreste gentilmente dirmi se ha proceduto in maniera corretta o quale sarebbe l’importo esatto della fattura che devo corrispondergli, premesso che non deve esserci guadagno in questa compravendita di materiali?
Molte grazie.
Cordiali saluti.
Buongiorno, sono un professionista iscritto ad un albo nel regime dei minimi, effettuo costantemente delle anticipazioni per conto dei clienti (per esempio diritti catastali o marche da bollo e diritti o imposte di altro genere), alcune sono espressamente intestate al cliente altre non hanno intestazione. Vorrei capire qual è il riferimento normativo che mi permette di non considerare le spese anticipate in nome e per conto del cliente ai fini del reddito e della formazione del plafond dei 30.000 €, applicato al regime dei minimi. La domanda è motivata dal fatto che nella dichiarazione dei redditi, per gli “ordinari” esiste un campo apposito dove indicare le spese non tassate, mentre per i minimi il campo non esiste, vanno quindi semplicemente omessi? Così facendo non ci sarebbe congruenza tra il dichiarato e l’effettivo incassato.
Vi ringrazio anticipatamente per la cortese risposta.
Opterei per l’esclusione dal computo del plafond
Buongiorno,
sono una libera professionista (regime forfettario) e mi trovo nella stessa situazione di Simone, vorrei avere più chiarezza in merito al rimborso km e spese di viaggio (autostrade) se rientrano alla formazione del mio reddito (plafond fissato dalla normativa dei forfettari) oppure sono considerate come ho leggo in circolari dell’ag.entrate come anticipazioni escluso art.15, quindi escluse dalla base imponibile e pertanto non tassate.
Ringrazio anticipatamente….
Molte di quelle citate da lei son rimborsabili senza essere tassate in busta paga. Alcune non lo sono del tutto. Però mi ha dato uno spunto per arricchire l’articolo senza dubbio. Cercherò di farlo presto o al meno in tempo utile anche per la sua situazione. Grazie mille
Buongiorno, tra qualche settimana dovrei firmare un contratto di lavoro come libero professionista con un’azienda estera. Abbiamo optato per questa soluzione in quanto un’assunzione diretta come dirigente aveva delle complicazioni. A questo punto mi trovo di fronte ad un problema, ovvero, come fare per il rimborso di tutte le spese? L’azienda mi pagherà il mio compenso + bonus e rimborserà tutte le altre spese (che io anticiperò ogni mese) come: noleggio lungo termine auto + gasolio + autostrada + spese di viaggio come aereo, hotel, pranzi e cene + spese telefoniche + spese acquisto PC, Telefono, Tablet, Stampanti + spese per assicurazioni mediche varie. Dall’articolo sopra letto pare che alcune spese concorrano alla formazione del reddito pertanto verranno poi tassate in fase di dichiarazione dei redditi. Non è possibile ottenere solo il rimborso spese e considerare come reddito solo il compenso ricevuto?