Contabilità semplificata e ordinaria: quali libri contabili e registri si compilano

Aggiornato il 4 Maggio 2023

La possibilità di utilizzare il regime contabile e fiscale della contabilità semplificata in luogo del regime ordinario è un’opportunità data ai contribuenti titolari di partita IVA o lavoratori autonomi e imprese che hanno determinate caratteristiche e permettono di non compilare alcuni libri o registri contabili facendo risparmiare costi di gestione e amministrativi e che qui si cerca di esporre in sintesi per darvi qualche spunto.

Chi può essere in regime di contabilità semplificata

Non tutti i contribuenti titolari di partita Iva possono accedere alla contabilità semplificata in quanto solo i lavoratori autonomi, professionisti, titolari di società SNC ovvero società in nome collettivo, ditte individuali o SAS ovvero società in accomandita semplice.

I requisiti per restate nella contabilità semplificata

Fermo restando che i limiti per restare nella contabilità semplificata per i professionisti o le imprese sono stati cambiati dovrete verificare che i vostri ricavi dell’anno di imposta precedente o quelli previsti per l’anno in corso o successivo non siano superiori a 400.000 euro in caso l’attività abbia ad oggetto la prestazioni di servizi, o 700.000 euro in caso di altre attività. Tali limiti devono essere ragguagliati all’anno di effettiva attività.

In cosa consistono le agevolazioni per la contabilità semplificata

In poche parole parliamo di agevolazioni che, dal punto di vista degli adempimenti di voi titolari non percepite, se date in gestione la vostra contabilità ad un commercialista se non (forse) in relazione al minore costo che il vostro commercialista vi potrebbe chiedere (per questo vi consiglio prima di chiedere in sede di contrattazione quale potrebbe essere un onorario per un contribuente ordinario e poi chiedere quale potrebbe essere quello per un contribuente in contabilità semplificata). Da queste previsioni sono esclusi eventuali registri del lavoro, nel caso abbiate lavoratori dipendenti o anche eventuali libri e registri previsti dalle normative specifiche del settore in cui operate (esempio settore sanitario o alimentare).

I registri obligatori previsti per tutti i titolari di partita Iva

I registri che restano comunque a carico dei contribuenti Iva seppur in contabilità semplificata restano i registri Iva acquisti e Iva vendite in cui indicare tutte le operazioni anche non rilevanti ai fini dell’Iva (ossia per esempio le operazioni fuori campo Iva) ma che servirebbero comunque all’agenzia delle entrate per ricostruire il reddito imponibile come per esempio quelle che per le società si chiamano scritture di fine anno o di assestamento come ratei e risconti rimanenze di magazzino ecc, numerati progressivamente, non bollati,  il registro dei corrispettivi e dei beni ammortizzabili. Dovrete altresì tenere il registro degli incassi e dei pagamento da annotare cronologicamente entro 60 giorni dall’avvenuto incasso pena l’applicazione di sanzioni amministrative (ma non della indeducibilità del costo che, se rilevata nel corretto anno di imposta, mantiene comunque la sua efficacia ai fini della riduzione delle tasse).

Tempistiche di redazione dei libri e registri obbligatori

Premesso che per questo argomento potete leggere un articolo appositamente dedicato alla tenuta dei libri e registri obbligatori possiamo dire che per i contribuenti in contabilità semplificata i registri IVA sono molto importanti perché potremmo dire in via astratta che sostituiscono le scritture contabili ed il libro giornale nonché il bilancio di esercizio delle società in contabilità ordinaria. Avete visto i 60 giorni per il registro degli incassi e dei pagamenti o anche annotare le stesse operazioni nei registri IVA mentre per quello che concerne il registro dei beni ammortizzabili questo dovrà essere redatto non oltre 90 giorni dopo il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi prevista per l’anno di imposta pertanto per intenderci entro il 31 dicembre dell’anno successivo.

Libri e registri che non devono essere compilati per i contribuenti in contabilità semplificata

I libri e registri da cui sono esonerati i contribuenti in contabilità semplificata sono prima di tutto il libro giornale che per volume, tempi di stampa e marche da bollo poteva avere un costo significativo. A questo si aggiunge il libro inventari e le scritture ausiliarie come per esempio quelle di magazzino.

Contribuenti con più codici Iva: l’attività prevalente

In realtà l’attività prevalente riguarda solo il caso in cui il titolare di più codici Iva le cui contabilità sono tenute separate, sia esso lavoratore autonomo o impresa e che dovrà far riferimento in vero all’attività prevalentemente esercitata dove per prevalentemente si fa riferimento ai ricavi generati da ciascun codice. Nel caso invece di contabilità unica, cosa che ho riscontrato meno nella pratica avranno prevalenza le le attività di prestazioni di servizi con il limite che avete visto sopra più alto rispetto alle cessioni di prodotti.

Gli svantaggi della contabilità semplificata

Come spesso accade nelle previsioni del legislatore fiscale che da la possibilità di semplificare gli adempimenti o avere delle agevolazioni fiscali ma a fronte di questo prevede anche modalità di accertamento più immediate (e talvolta anche di sanzioni). E’ anche questo il caso che per i contribuenti in contabilità semplificati potrà attivarsi secondo le regole presuntive ossia in base agli studi di settore (o ai parametri se non compilate gli studi di settore).

Infine sappiate che il regime della contabilità semplificata è il regime si dice naturale dell’esercizio dell’attività per cui per aderirvi non sarà necessaria alcuna comunicazione all’agenzia delle entrate ma sarà sufficiente il rispetto dei sopra indicati limiti dimensionali e non aver fatto esplicita opzione per il regime ordinario.
Ricordo inoltre che è data la facoltà al contribuente di optare per la contabilità ordinaria in presenza dei requisiti per la semplificata: tale scelta dovrà essere effettuata anche alla luce del diverso trattamento fiscale previsto per le perdite fiscali che varia da un regime all’altro.

Convenienza a tenere la contabilità semplificata

Tenere la contabilità semplificata non rappresenta a mio modesto avviso un enorme vantaggio nel senso che le agevolazioni fiscali o amministrative previste per chi vi può rientrare potrebbero essere estese maggiormente come molti vorrebbero ma rappresentano un indubbio risparmio di tempo nella redazione che come tale dovrebbe riverberare il loro effetto sulla riduzione della parcella del dottore commercialista.
Vi ricordo inoltre che per accedere alla contabilità semplificata non vale la definizione della frequenza delle liquidazioni periodiche Iva, mensili o trimestrali, ai fini IVA che restano di fatto quelle precedenti.

Le scritture contabili dei professionisti con partita Iva

Per farsi un’idea più pratica potete anche leggere l’articolo dedicato alle scritture contabili peri i lavoratori autonomi titolari di partita Iva o liberi professionisti dove troverete i libri e registri da predisporre nel caso siate in contabilità ordinaria e quelli nel caso della contabilità semplificata.

Leggi anche la Guida alla compilazione e tenuta dei libri e registri obbligatori

Riferimenti normativi:
Modifiche introdotte con il DL 70 del 2011 rispetto alle nuove classi di importi e requisiti richiesti per permanere nella contabilità semplificata

Articoli correlati e prospettive future
Potete anche leggere le novità rispetto oltre che al regime dei minimi anche al nuovo regime fiscale della trasparenza