Guida alla Emissione della Fattura: fac simile, calcolo e registrazione

Aggiornato il 4 Maggio 2023

Dopo l’apertura della partita Iva la domanda è come si emette la fattura e qui potete trovare una guida semplice a capire come applicare l’Iva, su cosa applicare la ritenuta d’acconto e come riaddebitare per esempio le spese o calcolare i contributi previdenziali facendo qualche esempio ed anche con un foglio excell che vi potrebbe aiutare a capire il meccanismo anche per esempio partendo dal lordo ed arrivando a capire come si determina il netto.

Aprire la partita Iva ed emettere fattura

Al momento dell’apertura della partita Iva il problema della fatturazione è secondario rispetto alla scelta del regime fiscale a cui aderire ma resta tuttavia il problema della fatturazione, l’emissione della prima fattura, la predisposizione e archiviazione e la registrazione in contabilità che necessita di modelli, software o facsimili di fattura per aiutarsi. Scaricare subito il Modello Fattura 

La tipologia della fattura risente del regime fiscale a cui appartenete

Tralasciamo il momento della scelta del regime fiscale a cui aderire di cui abbiamo parlato in passo grazie alle guide fiscali dedicate al regime dei contribuenti minimi e delle nuove iniziative imprenditoriali e sui requisiti per accedere, i pro ed i contro, le caratteristiche dell’uno e dell’altro e la convenienza ad aderire all’uno e all’altro.

Una volta scelta si delineano due problemi:

1. di carattere teorico su quando emettere fattura, il momento dell’emissione, i casi in cui dobbiamo emettere autofattura, il caso delle cessioni di beni o prestazioni di servizi con l’estero
2. di carattere pratico, legato proprio alla compilazione della fattura con l’aiuto di un software di contabilità. Anche se nella grande maggioranza dei casi per emettere delle fatture verso i clienti è sufficiente dotarsi di un piccolo foglio di calcolo in Excel in modo tale da gestirsi la fatturazione passiva in modo flessibile

Quali dati deve riportare la fattura a pena di nullità

Le voci che compongono la fattura e che rappresentano il contenuto minimo che deve avere per essere registrata in contabilità e sono quelle riportate da apposita Direttiva Europea e recepita mediante legge:

• Data di emissione della fattura;
• Numero che deve essere progressivo e con cronologia annuale;
• Denominazione delle parti contraenti tra cui è effettuata l’operazione, nonché i dati di un eventuale rappresentante fiscale, qualora sia presente;
• Indicazione del cedente o prestatore del servizio deve indicare obbligatoriamente il proprio numero di partita Iva;
• Natura, qualità e quantità dei beni ceduti e dei servi prestati;
• Corrispettivo della cessione, in moneta anche diversa dall’euro;
• Base imponibile;
• Valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto e abbuono o premio;
• Aliquota iva applicabile o eventuali titoli di esenzione;
• Ammontare dell’iva con arrotondamento al centesimo;
• Numero di partita iva obbligatorio anche a carico del committente;
• In caso di firma elettronica anche la firma digitale.

Vi ricordo inoltre che molti dei preavvisi di parcella che i professionisti inviano anticipatamente ai propri clienti sono già da considerarsi come vere e proprie fatture e come tali potranno essere registrate e contabilizzate.

I costi da inserire in fattura: come si addebitano i costi in fattura al cliente

Successivamente c’è il gruppo di voci che andranno a formare la base imponibile Iva, nel caso di prestazioni di servizi avremo la prima linea della fattura ossia gli onorari concordati con il cliente, successivamente avremo i rimborsi spese da richiedere al cliente che potranno essere forfettari, e potranno riguardare lo svolgimento dell’incarico sia no.
Successivamente vi sarà la parte legata ai contributi previdenziali che potranno essere diretti all’INPS, alla gestione separata o alla rispettiva cassa previdenziale di appartenenza.
Successivamente avremo l’applicazione della ritenuta d’acconto del 20% da calcolarsi su na base imponibile IVA esclusi i contributi previdenziali da versare alla cassa previdenziale.
Nel caso delle nuove iniziative imprenditoriali invece vedrete nel foglio di calcolo che non sono previste le ritenute d’acconto in quanto il regime non ne prevede il versamento e quindi beneficerete di una maggiore disponibilità sul conto corrente, ma state attenti perché l’errore che si fa spesso p quello di percepire un maggiore guadagno mentre al momento del pagamento a giugno delle imposte arrivano i dolori. Questi potranno essere soggetti o meno alla ritenuta d’acconto e molti, compreso il sottoscritto talvolta cadono in errore perchè alcuni sono considerati non soggetti a ritenuta altri soggetti a ritenuta.

Entro quando emettere fattura

Il momento di emissione della fattura cambia a seconda di cessioni di beni e prestazioni di servizi e troviamo anche dei momenti diversi di emissioni a seconda delle diverse tipologie di cessioni beni (Mobili ed Immobili) o prestazioni di servizi (acconti, a prestazioni ripetute, internazionali, ecc).

Per quello che concerne la cessione di beni la fattura si emette al momento della consegna del bene, momento nel quale si perfeziona per i beni mobili il passaggio della proprietà. Nel caso di prestazioni di servizi il momenti in cui emettere la fattura è quello di ultimazione del servizio e contestuale pagamento della prestazione.
Qualora le parti si siano accordate per il pagamento di un acconto tale acconto andrà fatturato con le stesse modalità del saldo.

Leggete a tal proposito l’articolo di approfondimento dedicato proprio alla Scadenza emissione della fattura dove trovate anche esempi e chiarimenti.

Dati obbligatori della fattura Cartacea e Elettronica

Applicazione dell’imposta di Bollo marca da bollo da 2 euro (ex 1,81 euro)

Per fatture di importo superiore a 77,47 euro si applica l’imposta di bollo da 2 euro (prima era 1,81 euro) il cui obbligo di emissione ricordo è a carico del prestatore del servizio che la addebita al cliente come avviene nella maggior pate dei casi che ho visto.

Per sapere quali sono le prestazioni di servizi e cessioni di beni che sono obbligate all’apposizione potete leggere il nuovo articolo dedicato alla nuove marche da bollo virtuali sulle fatture (link).

Spiego quando applicarle e come gestire il passaggio dal cartaceo alla gestione elettronica delle fatture rispettano naturalmente adempimenti, comunicazioni preventive e scadenze, nonché dove reperire le marche da bollo e quanto costano.

Su cosa applicare la ritenuta d’acconto: Base di calcolo per la ritenuta d’acconto

Per il calcolo della ritenuta d’acconto sarà necessario prendere come riferimento gli onorari concordati con il cliente ed i rimborsi spese a piè di lista eccetto alcuni costi come quelli sostenuti per marche da bollo, diritti di cancelleria, tasse di concessione governative, valori bollati, sostenuti dal professionista ma in nome e per conto del cliente.

Vi ricordo che come regola generale nel caso in cui emettiate la vostra fattura nei confronti di una persona fisica non titolare di partita Iva non applicherete la ritenuta d’acconto in fattura mentre nel caso in cui lo facciate nei confronti di liberi professionisti, società o soggetti con partita iva allora la applicherete con le modalità disciplinate dal DPR 600/73.

Ricordo inoltre che nel caso di prestazione professionale erogata nei confronti di una persona fisica la ritenuta d’acconto non andrà calcolata pertanto il corrispettivo risulterà più elevato rispetto alla medesima erogazione effettuata nei confronti di un soggetto titolare di partita Iva.

Tabella con voci soggette a ritenuta d’acconto

Infine sperandovi di esservi utile vi segnalo anche quest tabella dove ho riepilogato una tabella riepilogativa con cui verificare quali voci sono soggette ad iva e a ritenuta d’acconto.

Professionisti iscritti alla gestione separata INPS: alcune particolarità

Nel caso di professionisti iscritti alla gestione separata INPS la ritenuta d’acconto invece andrà applicata non solo sugli onorari bensì anche sul contributo dovuto alla gestione separata in quanto in questo caso il contributo del 4% viene considerato reddito professionale in capo al professionista. Lo stesso varrà ai fini della valutazione della base imponibile su cui applicare l’Iva che sarà costituita anche del contributo dovuto alla gestione separata INPS. Per la corretta applicazione di questa voce ho scritto un apposito articolo dedicato al riaddebito contributo INPS del 4% in fattura dove sono descritte le metodologie di applicazione e di calcolo.

Le spese per Vitto e alloggio di trasferte del professionista

Nel caso andiate in trasferta e sostenete delle spese per alberghi, ristoranti e più in generale spese di vitto e alloggio (non spostamento) e procediate al rimborso a piè di lista sarà utile osservare alcune indicazioni in quanto queste saranno considerate deducibili integralmente dal reddito di lavoro autonomo nell’ipotesi in cui siano intestate al committente per il quale state andando in trasferta, siano pagate dal professionista e siano riaddebitate in fattura come rimborso a piè di lista. In questa ipotesi tali spese non sottostanno al limite del 2% sui ricavi imposto dal legislatore fiscale per le spese di vitto e alloggio sostenute nell’espletamento della propria attività a cui il legislatore forfettariamente impone un tetto massimo di deduzione dal proprio reddito.

Esempio di compilazione della fattura per un professionista in regime ordinario che fattura ad una SpA

Onorari 10.000
Contributo cassa previdenza 400 (ipotizzando il 4%)
Totale Imponibile per ritenuta d’acconto 10.000 (se siete iscritti alla gestione separata nell’imponibile va anche il contributo INPS altrimenti no)
Imponibile IVA 10.400
Iva (21%) 2.184 (oggi è al 22%)
Totale fattura (10.400+2.184) = 12.584
A detrarre la Ritenuta d’acconto del 20% 2.000
Importo da saldare (12.584-2.000) = 10.584

Contribuenti Minimi

Nel caso dei nuovi contribuenti minimi dal 2013 in fattura non dovrete applicare ritenuta nè del 20% nè del 5% a patto che si rilasci al clienti una attestazione con cui si dichiara di fruire del nuovo regime dei minimi ex DL 98 del 2011.

Emissione della nota di credito: entro quando e come

Potete approfondire l’argomento relativo all’emissione della nota di credito in cui trovate acnhe un fac simile per la compilazione oltreché i principali termini e le modalità per l’emissione in sintesi.

Sono anche inseriti i termini entro cui emetterla da cui dipende la possibilità di riprendersi l’Iva erroneamente versata con la fattura  a cui si riferisce. Ricordo infatti che le note di credito devono sempre riportare la fattura a cui si riferisce.

Nell’articolo o sono anche elencati i casi di emissione di note di debito che rappresentano il contrario delle note di credito.

Modello Fattura da compilare

Scarica il Modello Fattura 

Fatture sbagliate? NO problem con la nota di credito

Potete consultare il nuovo articolo dedicato non solo all’emissione della nota di credito ma in cui troverete anche le modalità per recuperare l’Iva e versare eventualmente minori imposte se vi siete sbagliati. A tal proposito potete leggere la Guida all’emissione della nota di credito.

Emissione della fattura proforma o preavviso di parcella

Nella prassi si riscontra spesso l’emissione di fatture proforma o preavvisi di parcella che anticipano la futura emissione della fattura vera e propria. Ho dedicato un articolo all’argomento in quanto spesso si scambiano fatture proforma per vere e proprie fatture e viceversa con tutte le implicazioni del caso non solo in termini di deduzione del costo e versamento/detrazione dell’Iva ma anche per i rapporti tra i soggetti interessati cliente e fornitore.

Domande e risposte sulla fatturazione elettronica tra privati e verso PA

Nell’articolo troverai tante domande e risposte (FAQ) sull’argomento e che di volta in volta si aggiornerà in funzione dei quesiti che pongono i lettori.

Errori con lo split payment

Novità: Errori nella fatturazione con Split Payment come fare il ravvedimento operoso: leggi l’articolo gratuito riportante la tabelle per il calcolo delle multe ridotte

Guida alla Fatturazione elettronica dal 2019

Nel post troverete la spiegazione pratica e sintetica dell’iscrizione al nuovo portale dell’agenzia delle entrate creato per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche oltreché alle agevolazioni fiscali previste dal legislatore se deciderete di inviargli tutto (intendo fatture attive e passive) e subito.

Quando apporre la marca da bollo sulla fattura elettronica

Conservazione sostitutiva fattura elettronica 

Fattura Avvocato: calcolo, scorporo Iva

Cos’è il preavviso di parcella

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Cos’è la Base imponibile IVA e quali voci entrano nel calcolo